用草料二維碼搭建大型會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)，僅需半小時(shí)
一、業(yè)務(wù)需求
寧波某行政單位為籌備工作會(huì)議，急需一套集成參會(huì)報(bào)名、日程管理、宣傳展示、分餐統(tǒng)計(jì)等功能的數(shù)字化會(huì)務(wù)系統(tǒng)。通過綜合比選，決定引入草料二維碼平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)務(wù)管理流程線上化。
1、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定
在選擇數(shù)字化會(huì)務(wù)管理解決方案的過程中，業(yè)主單位對(duì)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全及系統(tǒng)穩(wěn)定性給予了高度關(guān)注。了解到草料已通過公安局等保三級(jí)認(rèn)證、阿里云安全滲透測(cè)試，并且有許多政府單位也在用草料，包括北京冬奧會(huì)、中東歐會(huì)議、執(zhí)法局等等，打消了業(yè)主單位的安全顧慮。他們認(rèn)識(shí)到草料二維碼在網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全及系統(tǒng)穩(wěn)定性方面具備專業(yè)的技術(shù)保障，能夠滿足此次會(huì)務(wù)的使用要求。
2、簡(jiǎn)單易用性
由于此次會(huì)務(wù)籌備時(shí)間緊迫，業(yè)主單位希望找到一套成熟、安全可靠且可以馬上上手的解決方案，取代傳統(tǒng)的參會(huì)報(bào)名、信息修改、資料分發(fā)、宣傳展示等方式。而草料二維碼平臺(tái)的一個(gè)顯著優(yōu)勢(shì)在于其簡(jiǎn)單易用性，無論是搭建報(bào)名系統(tǒng)還是日程管理，草料二維碼都提供了直觀的操作界面和標(biāo)準(zhǔn)化的功能模塊，致力于幫助用戶低成本解決問題，減少操作上的困難。例如相比以往的傳統(tǒng)會(huì)議報(bào)名模式，使用草料二維碼能大大減少會(huì)議前期的人力資源投入。
3、數(shù)據(jù)管理可視化
在會(huì)議前期，不同業(yè)務(wù)部門需要獲取嘉賓的報(bào)名信息來安排會(huì)務(wù)服務(wù)。草料二維碼作為一個(gè)無代碼平臺(tái)：靈活、可擴(kuò)展。通過設(shè)置不同的業(yè)務(wù)權(quán)限，各部門的人員在手機(jī)端和電腦端可以隨時(shí)查看和導(dǎo)出所需的報(bào)名信息，無需再依賴人工對(duì)接。這種自助式的數(shù)據(jù)獲取模式不僅提高了各部門的工作效率，還保證了數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。
二、應(yīng)用場(chǎng)景
通過使用草料二維碼平臺(tái)，業(yè)主單位成功實(shí)現(xiàn)了會(huì)務(wù)流程管理的全面數(shù)字化：
1、會(huì)議報(bào)名階段
會(huì)議籌備期間，工作人員僅用半小時(shí)就搭建起了一個(gè)類似會(huì)議微站的系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)不僅包含了微信在線報(bào)名功能，還能展示會(huì)議通知、日程安排以及下載會(huì)議資料等。相比傳統(tǒng)會(huì)議系統(tǒng)的高昂開發(fā)成本和長(zhǎng)時(shí)間的開發(fā)周期，草料二維碼顯著降低了會(huì)議前期籌備的時(shí)間、人力成本。如果行程有變動(dòng)，參會(huì)人員可以直接在線修改已填報(bào)的信息，后臺(tái)信息實(shí)時(shí)更新，無需再聯(lián)系會(huì)務(wù)工作人員更改。參會(huì)人員也可以掃碼查看電子會(huì)議資料，無需再隨身攜帶紙質(zhì)材料，有效提升了參會(huì)人員的使用體驗(yàn)。在會(huì)議期間，該二維碼帶來了近萬次的訪問量。
2、用餐階段
用餐環(huán)節(jié)也因二維碼的應(yīng)用提升了參會(huì)人員用餐體驗(yàn)和主辦方服務(wù)能力。每個(gè)參會(huì)人員的參會(huì)證上都印制著一個(gè)專屬用餐碼，相當(dāng)于一張“電子餐票”。
到了用餐時(shí)間，參會(huì)人員只需出示用餐碼，工作人員用手機(jī)或平板一掃，系統(tǒng)后臺(tái)就能快速完成數(shù)量統(tǒng)計(jì)，這種方式簡(jiǎn)單易學(xué)，主辦方工作人員在接受簡(jiǎn)單指導(dǎo)后就能輕松上手，依靠微信就能完成核驗(yàn)，不需要采購(gòu)其他硬件。二維碼替換了原來出示用餐券就餐的傳統(tǒng)方式，實(shí)現(xiàn)了用餐券零消耗，同時(shí)也解決了參會(huì)人員忘帶或丟失用餐券的困擾。另外，系統(tǒng)還會(huì)分時(shí)統(tǒng)計(jì)不同時(shí)間段的用餐人數(shù)，為會(huì)務(wù)組調(diào)整第二天的餐品準(zhǔn)備量提供了數(shù)據(jù)支持。
這種數(shù)字化的用餐管理方式很好地解決了紙質(zhì)餐券容易丟失和難以精確統(tǒng)計(jì)用餐數(shù)量的問題，獲得了主辦方和參會(huì)人員一致好評(píng)。
三、實(shí)施效果
1、降低會(huì)議運(yùn)營(yíng)成本
僅僅半小時(shí)就能搭建起一個(gè)功能齊全的會(huì)議系統(tǒng)，系統(tǒng)的采購(gòu)成本也非常低，只需2680元。相比之前動(dòng)輒數(shù)十萬元的開發(fā)費(fèi)用和數(shù)月的開發(fā)周期，這種低成本、高效率的方式為會(huì)務(wù)管理節(jié)省了大量時(shí)間和人力方面的運(yùn)營(yíng)成本。
2、提高會(huì)議組織效率
對(duì)于一個(gè)企業(yè)有多名參會(huì)人員的情況，只需一名員工就可以完成統(tǒng)一填報(bào)的工作，極大地方便了集體報(bào)名。
參會(huì)者如果行程有變動(dòng)，還可以再次修改已提交的報(bào)名信息，報(bào)名系統(tǒng)可以設(shè)置修改后提醒功能，會(huì)務(wù)組能在微信上實(shí)時(shí)接收到修改信息，減少了多次溝通對(duì)接的麻煩。
3、改善參會(huì)體驗(yàn)
在會(huì)議期間，參會(huì)者可以通過掃碼，隨時(shí)查看和下載會(huì)議資料。此外，電子用餐碼的應(yīng)用不僅方便統(tǒng)計(jì)各時(shí)段的用餐數(shù)量，還解決了紙質(zhì)餐券容易丟失的問題，大幅提升了參會(huì)人員用餐體驗(yàn)和滿意度。
4、優(yōu)化數(shù)據(jù)管理
完成報(bào)名后，系統(tǒng)后臺(tái)會(huì)自動(dòng)匯總會(huì)議報(bào)名的資料和名單，無需人工錄入。平臺(tái)還能實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和更新在線報(bào)名、現(xiàn)場(chǎng)用餐的人數(shù)，為會(huì)議主辦方提供直觀的數(shù)據(jù)展示，幫助靈活調(diào)整會(huì)務(wù)安排，確保資源的高效利用。
5、數(shù)據(jù)安全與系統(tǒng)穩(wěn)定性保障
在選擇數(shù)字化解決方案時(shí)，業(yè)主單位特別關(guān)注網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全及系統(tǒng)的穩(wěn)定性。草料二維碼已經(jīng)穩(wěn)定的運(yùn)營(yíng)了十幾年，累計(jì)服務(wù)超過1400萬用戶，還是二維碼國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的制定者，并通過公安局等保三級(jí)認(rèn)證、阿里云安全滲透測(cè)試，確保了信息的安全管理和系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，滿足了業(yè)主單位對(duì)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全的高標(biāo)準(zhǔn)要求。
四、客戶評(píng)價(jià)
業(yè)主單位對(duì)于此次數(shù)字化會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)給予了高度評(píng)價(jià)，認(rèn)為草料二維碼提供的低成本、高效率的方案解決了現(xiàn)有會(huì)務(wù)流程管理中的痛點(diǎn)。特別是在用餐環(huán)節(jié)的創(chuàng)新應(yīng)用，既方便了主辦方統(tǒng)計(jì)用餐人員數(shù)量，又提升了參會(huì)嘉賓的用餐體驗(yàn)，得到了大家的一致好評(píng)。此外，該方案易于部署和使用，無需復(fù)雜的培訓(xùn)過程，為其他政府部門和企事業(yè)單位的數(shù)字化會(huì)務(wù)建設(shè)提供了寶貴的參考經(jīng)驗(yàn)。
